Jak pracovat se změnami v PR týmu?

Co jsem v PR, a že je to už řádka let, starám se o klienty nejrůznějšího typu a z nejrůznějších oborů.

Jednám s jedinci nebo s týmy, záleží na velikosti firem a jejich vnímání marketingu a PR,  a rozhodně neplatí, že čím větší společnost, tím větší tým.

Jsou i případy, kdy společnosti čítající několik stovek hlav mají pouze jednoho člověka, který se stará o marketing i PR. Má samozřejmě prostor využít služeb externích agentur, což většinou dělá, protože daný objem práce je v jednom člověku nezvládnutelný.

Najme si agentury různého typu a začne seznamovací kolečko. Agentura vybere člověka, accounta, který se o klienta bude primárně starat, a především bude hlavním komunikačním kanálem mezi ním a svým týmem. Je to jednoznačná výhoda, komunikace se netříští, šetří se čas, zodpovědnost je jasně daná. A co je hlavní, znalost klientových potřeb se prohlubuje. Prostě víte, co klient dělá, co očekává a co můžete novinářům nabídnout. Současně se klient více a více seznamuje s vaším stylem práce a pokud byl do té doby PR nepolíben, vytváří si reálný obrázek. A pokud vy svou práci děláte dobře a klient ví, co od PR očekávat a cíle se plní, je to ideální stav. Jenže.

Míra průměrné fluktuace se v současné době v ČR pohybuje mezi 14–16 %, doporučený průměr je mezi 5–10 %. Lidé se na pozicích mění a často. Když se změní account na straně agentury, v některých případech to může vést až ke ztrátě klienta. Obzvlášť, pokud je změna nečekaná a agentura nemá čas novou kontaktní osobu s klientem seznámit a klient neměl prostor si na nováčka zvyknout. Máme klienta v zahraničí, který vyměnil PR agenturu s velmi dobrými výsledky, velkým renomé jen na základě faktu, že agentura během roku 2x vyměnila accounta. Je to pochopitelné, klient si vás neplatí proto, aby jemu dedikovaný a jím placený čas trávil tím, že bude novým zástupcům agentury vysvětlovat, jak měli nastavenou spolupráci s jeho předchůdcem a co očekává. Nehledě na lidský faktor. To je riziko na straně agentur. Co se nám v agentuře osvědčilo a z mé osobní zkušenosti fungovalo, byla práce pro klienta ve vícečlenných týmech. Při změně hlavního accounta, další členové zůstali, a ačkoliv před tím fungovali více jako podpůrný tým, klient už je znal a nový hlavní account je. Tedy kontinuita byla zachována a nové koště nebylo tak úplně nové.

Když se změní personální obsazení u klienta, objeví se x otazníků. Ví nový člověk, co děláme? Ví, jak to v PR funguje? Jak se změní naše spolupráce? Nepřivede si svou vlastní agenturu? Automaticky očekáváte změny. Pro agenturu je to vždy výzva, a i v tomto případě platí, že nové koště ne vždy dobře mete.

Nedávno jsem se setkala u jednoho z našich klientů se zajímavým přístupem k řízení týmu a určité prvky mi dávaly právě v kontextu s fluktuací význam. Naše klientka využívala části metod agilního způsobu práce, který byl původně aplikovaný při vývoji softwaru, ale už dávno se používá například v řízení marketingových projektů. Velmi zhruba řečeno, každý pracuje na dílčích částech projektu a každý den zahajují krátkým meetingem v týmu. Jednotliví členi týmu představí, co dělali včera, co budou dělat dnes a jestli nevyvstaly nějaké komplikace. Během meetingu se také ujasní, jestli všichni chápou své úkoly správně. Vedoucí týmu drží a vede tým k nastavenému společnému cíli. Co mě na tomto přístupu oslovilo byla právě ta připravenost na změnu. Když vypadne jeden člen týmu, díky každodenním informacím a opakováním zadání a cíle, je nahraditelný. Převedeno na klienty, víte, na čem váš kolega pracuje, co tím sleduje a případně znáte i překážky na cestě. Jste prostě v obraze.

Příspěvek pro vás napsala Lucka, která zvládá levou zadní finance, IT, vzdělávání a vlastně jakýkoliv další obor.