Efektivní týmová spolupráce online – tipy a nástroje

Práce v kanceláři, nebo doma? Nebo “v terénu”? Spousta členů týmu naší agentury pracuje a dlouhodobě z domova, a tak pro nás přechod na home office, v tolika firmách proklínaný, vlastně nebyl nic nového. Jen jsme se místo v kanceláři setkávali na týdenní poradě online. Jsme už zvyklí na spolupráci a přes internet s využitím moderních nástrojů, které nám pomáhají ať už v kanceláři jsme, nebo ne. A protože to vypadá, že velké procento lidí bude alespoň částečně pracovat z domova, přinášíme několik tipů, jak na to. 

1. Zajistěte hladkou komunikaci v nástroji, kterému všichni rozumí

My na rychlou komunikaci a sdílení aktuálních věcí nebo i zdrojů používáme Slack. V něm můžeme nejen napsat specifickým lidem, ale máme i vytvořené kanály podle témat, která nás jako PR agenturu zajímají. Pro online schůzky používáme Microsoft Teams a samozřejmě nesmíme zapomenout na obyčejné e-maily.

2. Domluvte se, jak budete sdílet dokumenty  

Přeposílání mnoha variant souborů mailem už je passé. Nebo v to alespoň doufám. Je to neohrabané, nepřehledné a svádí to k chybám. Snad každému už se stalo, že poslal nehotový soubor, třeba s komentáři k dopracování, klientovi ve víře, že se jedná o finální učesanou verzi.  Dokumenty můžete sdílet třeba přes Google Drive, Dropbox nebo OneDrive, funkcionality mají podobné. Já osobně mám nejraději Drive. 

3. Mějte projekty pod kontrolou

Tužku a papír, případně společný whiteboard v kanceláři nahrazují online nástroje na projektový management. Jednoduché online služby jako Trello, Asana nebo Basecamp pomůžou s plánováním, nastavováním a monitoringem úkolů i komunikací. Nejsou ale vhodné úplně pro všechny – je proto dobré se nejdříve domluvit s kolegy, že jim alespoň dáte šanci. Špatně nastavený nebo nepochopený nástroj snižuje efektivitu a je překážkou, ne pomocníkem. Pro velké organizátory, systematiky a analytiky nebo ty, kterým nevyhovuje ani jedna základní možnost, a nevadí jim strávit tvorbou systému více času, doporučují Notion. Teď dokonce přidali i Ganttův diagram! 

4. Plánování času 

S přechodem na home office se spousta manažerů a majitelů firem ptalo: Jak vím, že moje zaměstnanci pracují, když je nevidím pracovat? No, jednak proto, že odevzdávají výsledky – a pokud chcete mít ještě větší přehled, můžete si definovat proces plánování a trackingu času. Pro freelancery určitě nic nového. 

Plánování je dle mého stejně důležité, jako trackování. Když pracujeme z domu a nějaká základní očekávání o pracovní době máme, je tu i možnost větší flexibility. Ta ale může způsobit i zmatky. Je dobré si říci, kdy určitě budete u počítače, a po jaké hodině už vám kolegové rozhodně volat nemají. V kanceláři je to jasné, ale pokud máte kolegyni, která dostává nejlepší nápady v sedm večer, když vy už chcete s manželkou v klidu vařit večeři, i ty nejlepší ideje jsou na obtíž. Jednoduchým řešením je sdílený kalendář, kam jasně zaznamenáte dobu, kdy budete k dispozici, a případně i časy v pracovní dobu, kdy vás nemá nikdo otravovat. 

5. Tracking strávených hodin 

Zaznamenávání odpracovaných hodin je důležité pro zaměstnavatele a klienty (některých) freelancerů. Doporučila bych vám si alespoň chvíli trackovat pracovní čas i pokud nemusíte. Zjistíte totiž, kdy jste nejvíce produktivní, jak dlouho vám skutečně trvá obědová pauza a jestli by se nevyplatilo najmou virtuálního asistenta na plánování schůzek. Já osobně využívám Trello, kde můžu  mít rozdělené a barevně označené klienty, jejich projekty i osobní zájmy, a tvoření reportů je velmi jednoduché. 

6. Závěr

Karanténa urychlila přechod k práci mimo kancelář – pro někoho z nás je to plus, a už se vidíme s notebookem na Bali, pro jiné mínus, protože nám chybí spolupráce a pokec s kolegy. Správně nastavený systém online nástrojů, na jejich používání se s kolegy shodnete a zajistíte, že je všichni umí používat, je už ale nepostradatelný. A pak už není tak důležité, zda se jeden z vás připojí na schůzku z kanceláře a jiný z dodávky zaparkované u fjordu. 

Příspěvek pro vás napsala Lucie, naše specialistka na PR.